Оформление документов на отгрузку товара: пошаговая инструкция

Правильное оформление сопроводительной документации - залог быстрой и беспроблемной доставки вашего заказа. В компании «Сибирский Профиль» мы стремимся сделать процесс покупки максимально прозрачным. В этой статье мы расскажем, какие документы вы получите при отгрузке продукции и на что обратить особое внимание при приемке товара.

1. Какие документы входят в пакет отгрузки?

Вместе с товаром клиент получает следующий комплект документов:

• УПД. Это основной документ, подтверждающий факт передачи товара от продавца к покупателю. В нем указаны наименование продукции, количество, цена и общая сумма.
• Счет-фактура. Документ для бухгалтерского учета НДС (если вы работаете с НДС).
• Сертификаты соответствия и паспорта качества (по запросу).
• Транспортная накладная. Выдается, если доставка осуществляется силами нашей компании или привлеченной транспортной компанией (по запросу).

2. Особенности для юридических лиц и ИП

Для беспрепятственного прохождения бухгалтерской отчетности убедитесь, что в документах верно указаны:

• Полное наименование организации или ФИО ИП;
• ИНН и КПП;
• Юридический и фактический адрес;
• Подпись и печать уполномоченного лица при получении груза.

Важно: Если товар получает не генеральный директор, а представитель, необходимо иметь при себе доверенность (форма М-2 или свободная форма с указанием полномочий на получение ТМЦ).

3. Правила приемки товара на складе или объекте

При получении груза рекомендуется выполнить следующие действия:

1. Проверьте целостность товара.
2. Сверьте количество мест.
3. Выборочная проверка качества. 

Если вы обнаружили расхождения в количестве или видимые повреждения, не подписывайте накладную до составления акта о расхождениях. После подписания чистого бланка предъявить претензии по внешнему виду будет крайне сложно.

4. Электронный документооборот (ЭДО)

Мы поддерживаем работу через системы электронного документооборота (Диадок, СБИС и др.). Это позволяет мгновенно обмениваться оригиналами документов, исключает риск потери бумаг при транспортировке и ускоряет процесс взаиморасчетов. Если вы хотите перейти на ЭДО, сообщите об этом вашему персональному менеджеру.